Nyilvántartások szerepe

Miért nyilvántartás? Miért nem hangzatos, "csodatevő" idegen szavak, rejtélyes rövidítések? Hiszen lényegében azok is nyilvántartások, vagy azon alapulnak.

Ugrás a Funkcióihoz.

Ugrás a Fokozataihoz.

A Pallas lexikon szerint a nyilvántartással ügyek állását, folyamatát lehet szemmel tartani, figyelemmel kísérni, nélküle az ügymenet gépezete megakadna, a tájékozódás lehetetlenné válna.

A Révai Lexikon kissé túlmegy ezen: "A nyilvántartás, általában a felek neveinek, határnapoknak, hivatalos tennivalóknak, megkeresések teljesítésének megfelelő jegyzékek segítségével szemmeltartása a végből, hogy elrendelt hivatalos tennivaló a kellő időben el ne maradjon."

De ezek a meghatározások még csak egyes folyamatoknak a nyomonkövetéséről szólnak, azonban ennél jóval többről van szó!

A nyilvántartás nemcsak az adatok gyors visszakereshetőségét, áttekinthetőségét szolgálja, és ezáltal a működést teszi gördülékenyebbé, szinte egyáltalán lehetővé, hanem az ADATAINKAT ÖSSZESSÍTI, TENDENCIÁKAT, VEZETÉSHEZ SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓKAT NYÚJT!

A fejben megjegyzett információkon, sárga, öntapadós post-it cimkéken, noteszeken, névjegykártyatartón, naptáron, a mobiltelefon telefonkönyvén, szöveges, vagy táblázatos fájljainkon, adatbázisunkon, ügyviteli rendszerünkön keresztül nagyon sokféle adattároló eszközre kiterjed.

Ezek a nyilvántartás különböző szintjei és ennek megfelelően különböző mértékben hasznosíthatók.

A nyilvántartások funkciói:

Keresés, visszakeresés

Ez történik, mikor valaminek - pl. telefonszámnak, eseménynek, megrendelésnek, pénzügyi helyzetünknek, bármely egyébnek - utána kell nézzünk.

Talán Önnel is megesett már, hogy valakinek a neve nem ugrott be? Velem elő szokott fordulni.
Tudom, hogy tegnap találkoztunk, de mi is a neve? Még az arcát is látom magam előtt! És ilyenkor a telefonkönyvből, noteszból, dossziékból nem könnyű kikeresni őt.
Ha meglátnám a nevét, beugrana, de ahhoz meg kellene lássam!
Már egy telefonkönyvből sem könnyű megtalálni, dossziék közt ez még szörnyűbb.

Legritkábban aszerint keresünk, ahogy nyilván van tartva.
Ha cégnév szerint vannak dossziéink, akkor dátum szerint kellene visszakeresnük, ha dátum szerint vannak nyilvántartva, akkor név szerint.

Ön szerint hány alkalommal kell információt keresni egy-egy nap?

Hány alkalommal nyúlik a keresgélés irreálisan hosszú időre és hány alkalommal fordul elő, hogy egyáltalán nem találják meg a keresett információt?

Megfelelő számítógépes nyilvántartásnál csak beírom ami eszembe jut róla, és a keresés gombra kattintva szinte rögtön megvan.

Leválogatás, szűrés

Adatainknak, gyakran csak egy részét szeretnénk áttekinteni, többit pedig elrejteni, vagy ideiglenesen félretenni.

Ha vevőink ABC rendbe szedett mappái közül szeretném kiválogatni a "D"-vel kezdődőket, akkor semmi gond, de ha a 100 milliót elérő árbevételűekre vagyok kiváncsi, akkor ahhoz minden mappát egyenként ki kellene nyitnom, és persze kivennem, és megnéznem az árbevétel-adatokat.

Aztán ha kiderül, hogy kevés ilyen cég szerepel a nyilvántartásomban, és lejjebb vinném a "lécet", akkor újra kezdődhet a keresgélés...

A kiválogatottakkal legtöbbször valamit tenni is kell ezután.
Például körlevelet, körfaxot, kör﷓e-mailt küldeni nekik.
Aztán ha már tettünk velük valamit, azt be is kellene jelölni hozzájuk.

Méghozzá mindegyikükhöz.

Ha nem tudom kiszűrni, hogy kiknek nem küldtem még bemutatkozólevelet, akkor könnyen lehet, hogy jónéhányan kimaradnak, vagy duplán, triplán kapnak levelet. Előbbi is veszteség, de utóbbi kettő csorba is lehet hírnevünkön.

Gondolom átlátható, hogy kézzel címezni, személyre szóló levelet írni, bejegyezni egyenként hosszadalmasabb.

Mindez egy jó rendszerrel meglepően rövid idő alatt elvégezhető.

Rendezés

Sorrendet szeretnék kialakítani tetszőleges szempont szerint adataim között, például szeretném sorbatenni az eddigi vásárlások összege szerint, hogy lássam ki a legfőbb 20 vevőm.

De másnap már a szempont az árbevétel, harmadnapra pedig szeretném, ha újra ABC rendben lenne. Nem annyira szeszély ez, mint jogos igény.

Dossziékkal inkább nem vágnék bele.

Csoportosítás

Adatok rendszerezése, kategóriákba sorolása.
Ilyen lehet például ügyfeleim felosztása rendszeres és eseti vásárlókra.

Itt a papíralapú rendszer alaposan háttérbe szorul.

Legrosszabb, ha nem egyértelmű a csoportosítás szempontja, mert igazából szeretném irányítószám, bevétel, létszám és üzletkötőimhez tartozás szerint is csoportosítani.

És ha már csoportosítottam, szeretnék róla összegeket, átlagokat is látni. Sőt! Részösszegeket, azaz negyedévenkénti, vagy akár havonkénti forgalmakat.

Elemzés

Erre a vezető döntéseinek háttérinformációi miatt van szükség.

Vezetői döntéstámogató rendszereknek is szokták nevezni az elemzést lehetővé tevő rendszereket.

Ez adja meg a válaszokat, tényeket, melyet Ön a cégéről tudni szeretne.

Mit is jelent ez?

Alaphelyzetben összesenek, minimumok, maximumok, átlagok, darabszámok.

Aztán hasonlóképpen, de az adatbázisnak nem a teljes egészére, hanem csak bizonyos (szűrt, rendezett) részeire alkalmazva már egy következő lépés lehetne.

Vagy ugyanilyen módon lehetne időrendben megfigyelni a változásokat, tendenciákat.

Vagy a különféle csoportosítások szerint a csoportok nagyságait, illetve az összetételt megvizsgálni.

Ezek mind a számítógépes nyilvántartások lehetőségei, előnyei.

Nyilvántartás fokozatai

Különböző szinten kell különféle dolgokat nyilvántartani. És bár ezekről azt gondolhatjuk, hogy mindent tudunk róluk, szinte minden területen van fejleszteni való.

Negatív számoknál kezdhetném a felsorolást, mert ahol kellene, de nincs nyilvántartva, ott bizony a hiánya komoly károkat okozhat.

De nézzük a tényleges listát:

1. Ha nyilvántartjuk a dolgainkat. A legjelentősebb lépcsőfok ez, és csak akkortól számít teljesítettnek, ha az valóban visszakereshető.
   Ha nem visszakereshető, azaz felirkáljuk a dolgainkat, de azokat nem találjuk, amikor kell, akkor az még bizony nem nyilvántartás.
    
2. Adatok számítógépen tárolása. Szintén rendkívül jelentős lépés, hiszen ettől kezdve például a visszakereshetőség akár tized-századakkora időt emészt csak fel. És bár rengeteg formában lehetséges, nagyságrendi különbségek vannak a különféle módok között, ezért azokat külön szintekre kell osszam.
   
   Ez a lépés most az egyszerű szöveges fájlban tárolást jelenti. Az ömlesztett (sima szöveg) nagy szabadságot ad a tárolható adatok jellegét illetően, és visszakeresés terén is rendkívüli, azonban előnyei nagyrészt pusztán ebben merülnek ki. De ez is sokat javíthat a helyzeten, hiszen ha beírok egy keresőszót, rögtön ahhoz az adathoz tudok ugrani a dokumentumban.
   
   Tehát elméletileg és sok esetben gyakorlatilag is az első lépés a szöveges (pl. Word) fájlban történő adattárolás.
    
3. Adatok táblázatos formában tárolása számítógépen (Word). A Word táblázatkezelői képessége bár bőven hagy maga mögött kívánnivalót, mégis jóval használhatóbbak az ebben tárolt adatok az ömlesztettnél. Például könnyen rendezhető, körlevél készíthető belőle, stb... Ez azonban már megköti kezünket az adathalmaz felépítését illetően. Szigorúan sorok és oszlopok vannak.
    
4. Adatok táblázatos formában tárolása számítógépen (pl. Excel). Amikor szövegszerkesztő helyett táblázatkezelő programot használunk táblázatunkhoz, akkor megmutatkozhat, hogy a "célszerszám" többet tud a saját területén.
   
   Ebben a rendezhetőség, kiválogathatóság, csoportosíthatóság, elemzőképesség megnövekszik. Hogy mennyire növekszik meg, az egyrészt a nyilvántartott adatokon, másrészt az azt kezelő személy excel-tudásán múlik, hiszen egy program hiába rendelkezik hasznos funkciókkal, ha a kezelő nem tudja, hogyan kell azokat használni, vagy egyáltalán nem is tud a funkciók létezéséről.
   
   Aztán egyre több és több adatot szeretnénk egy-egy személyről nyilvántartani és a táblázat egyre több oszlopra szélesedik, mely egyre kevésbé áttekinthető.
   
   De az áttekinthetőség még nem a legnagyobb gond!
   
   Nagyon könnyű tönkretenni: amikor sorbarendeznek és a táblázatnak csak egyik oldala rendeződik.
   
   Később rájövünk, hogy a soroknak valahol több felé is kellene válnia, hogy tárolni tudjuk az ügyféllel történt folyamatokat is.
   
   Ilyenkor jön szóba az adatbázis-kezelő alkalmazása.
    
5. Adatbázis-kezelő alkalmazása. Ez ötvözheti az eddigiek előnyeit, amennyiben úgy van elkészítve az adatbázis. Itt már nem probléma az egy ügyfélhez több esemény tárolása, a túl széles táblázat, stb...
   
   Egyetlen hátránya, hogy itt az adatbázist először el kell készíteni, ami jóval összetettebb és bonyolultabb a sima táblázatoknál, így ez a munkafázis komolyabb szakértelmet kíván. Elkészítését követően azonban könnyebben kezelhetővé válik a táblázatkezelő programoknál
    
6. Integrált, cégreszabott rendszer alkalmazása. Az előzőhöz egy dolgot lehet még hozzátenni, ha az egész cég egy egységes, központi adatbázisban tárolja az adatokat, amik a működéséhez szükségesek. Itt már egyáltalán nem kell mindent többször felvinni (külön a számlázó-programba, külön a készletnyilvántartóba, stb.), mert az hibalehetőséget hordozna magában.
   
   Léteznek ilyen rendszerek, melyek "cégrehúzhatók" és többnyire igen jelentős összegbe kerülnek.
   
   Cégrehúzás, betanítás szintén nagy tétel szokott lenni.
   
   Egyik legkritikusabb pont a cégre igazítás, ha ez nem megfelelő, akkor a rendszer nem könnyebbség, hanem inkább teher. Azonban itt is vannak különböző lehetőségek, és korántsem biztos, hogy egy kisebb, pár fős cégnek olyan mélységig kidolgozott személyügyi nyilvántartásra van szüksége, mint egy több-száz főt alkalmazónak.
   
   Lehet, hogy az ön cégére egy ilyen egységes integrált nyilvántartórendszer még a milliós nagyságrendet sem érné el, illetve nem kellene hozzá több-százezres havi fizetéssel "rendszerfelügyelőt" felvennie, hanem egy barátságos átalánydíjjal biztosítva lenne a rendszer folyamatos működése.
   
   Információt gyűjteni mindenképpen érdemes!

Egy nagy cég esetében vannak globális, egész cégre kiterjedő nyilvántartások és a részegységeknek, sőt az egyes személyeknek is nyilvántartásai párhuzamosan. Gyakorlatilag minden személynek meg kell legyen szervezve a saját munkaköre.

Minél inkább ki vannak simítva a szervezetlenség zűrzavarai, annál gördülékenyebben és hatékonyabban tud a csoport együtt dolgozni.

Egy nem megfelelő adatbázis, vagy ügyviteli rendszer használata hátrányosabb lehet az Excel táblázatoknál, mivel ott még annál is kevésbé tudnak az adatokból információt kinyerni.

Összefoglaló táblázatban a következőképpen festene egy összehasonlítás

	Tárolás	Keresés	Szűrés	Rendezés	Csopor-tosítás	Elemzés
papíralapú	+	-	-	-	-	-
szöveges fájl (word)	+	+++	-	-	-	-
word táblázat	+	++	-	+	-	-
excel táblázat	++	++	+++	+++	+++	+++
adatbázis-kezelő	+++	++	+++	+++	+++	++
ügyviteli rendszer	++++	+++	++	++	++	++

A táblázat kissé csalóka, mert látszatra az Excel jobb képességű az adatbázisoknál, ügyviteli rendszereknél.

A valóságban ez azt jelenti, hogy az excel rendkívül rugalmas elemzésekre alkalmas, de mégsem tud annyit, mint pl. egy adatbáziskezelő rendszer.

Az ügyviteli rendszerekre a rugalmasság nem feltétlenül jellemző, így az bizonyos szempontból szintén alul maradna, ám ott a központi adattárolás rendkívüli előny.

Általánosságban elmondható tehát, hogy minden növekedésben lévő vállalkozás életében elkövetkezhet az az idő, amikor az adatnyilvántartáshoz már nem elegendőek a post-it fecnik, és a legkülönbözőbb dossziék, és nem elegendő egy hatalmas Excel táblázat sem.

Ez esetben érdemes elgondolkodni azon, mit nyerünk, ha adataink rendezett formában, könnyen áttkinthetően és rutinszerű, problémamentes visszakeresést lehetővé tévő módon kerülnek nyilvántartásra.

A DBC két olyan informatikusból áll, akiknek lehetőségük volt a legkülönbözőbb adatbázisokkal dolgozni. Forduljon hozzánk bizalommal. Olyan szerkezetbe foglaljuk adatait, amivel hatékonyabban tud dolgozni. Ennek nyomán az eddigi esetleg több órás adatvisszakeresést és számolgatást a gyors adatelérés és professzionális elemzéskészítés váltja fel, így erőforrásait a vállalat profittermelő tevékenységére tudja koncentrálni.