Adatbázis-kezelés

Egy adatbázis kezelése nem feltétlenül bonyolult a felhasználó számára, amennyiben adottak a következő feltételek:

• Az adatbázis felépítése pontosan leképezi a valós munkafolyamatokat;
• Az adatbáziskezelő program felülete felhasználóbarát, azaz könnyen áttekinthető, kezelése egyszerű, ugyanakkor az adatrögzítés szabályozott, minimálisra csökkentve a hibás adatrögzítés kockázatát;
• A felhasználó elsajátította az adatbázis kezeléséhez szükséges ismereteket, azaz tudja, mit miért kell tennie, és nagyvonalakban átlátja a program logikáját, működését;
• A programhoz készített felhasználói kézikönyv rövid, tömör, lényegretörő, és az információk könnyen megtalálhatók benne.

A program felülete nemcsak az egyszerű használatot teszi lehetővé, hanem védi is az adatbázist és a benne található információkat.

A felhasználók ismereteitől és az adatok bizalmas jellegétől függően lehet, hogy az adatokat csak űrlapokon keresztül láthatják, táblázatosan egyáltalán nem.

Adatbázis-karbantartás és -menedzsment

Ahhoz, hogy egy program és a hozzá tartozó adatbázis hosszú távon jól használható legyen, rendszeres törődést igényel, ugyanis hiába van profi adatbáziskezelő programunk, az igazi előnyöket az adattartalom naprakész mivolta biztosíthatja.

A biztonsági mentés, tömörítés és helyreállítás többnyire házon belül is megoldható átlagos informatikai képességekkel.

Adatbázisokkal foglalkozó szakemberhez* érdemes fordulnunk a komolyabb, kritikusabb feladatok elvégzésére.

* Az informatikus sokkal tágabb fogalom ennél! Az informatika oly annyira szerteágazó, hogy az univerzális (informatikán belül mindenhez értő) szakemberek ideje lejárt.

Három létfontosságú tanács adatbázisunk mentése érdekében:

• Rendszeresen készítsünk az adatokról biztonsági mentést;
• Kritikus műveletek végrehajtása előtt egyeztessünk a programozóval;
• Ha a programozó nem javasolja egy művelet önálló végrehajtását, akkor azt bízzuk rá.

A kritikus műveletek (pl. régi szükségtelen adatok törlése, adatbázisok összefésülése) nem megfelelő végrehajtásával akár helyrehozhatatlanul is tönkretehetjük adatainkat.

Alkalmanként

A következő esetekben mindenképpen forduljon adatbázissal foglalkozó szakemberhez:

• Régi, elavult adatok tömeges törlésekor, archiválásakor;
• Adatbázisok összefésülésekor. Pl.: veszünk egy címlistát és az abban található adatokkal szeretnénk már meglevő adatbázisunkat frissíteni a meglevő adataink elvesztése nélkül;
• Adatbázis összeomlásakor, mert nem megfelelő helyreállítási próbálkozásokkal a későbbi javítást is megnehezíthetjük.

Ha szokatlan lépésre készülünk (pl. operációs rendszer, MS Office lecserélése), akkor sem árt előtte biztonsági mentést végrehajtanunk, valamint egyeztetnünk programozónkkal.

Tudom, ezek nagyon alapvető tanácsok, ám ezek be nem tartása adataink helyrehozhatatlan elvesztéséhez, tönkretételéhez vezethet, ezen keresztül pedig komoly üzleti veszteséget is okozhat.

Ha összeomlik a rendszer

Rendszerösszeomlás esetén is meggondoltan kell eljárjunk, mert valószínűleg így, vagy úgy menthető a helyzet.

A rendszer összeomlása alatt azt értem, hogy a programot nem lehet egyszerű újraindítással működésbe hozni.

Ha összeomlik a rendszer, akkor a következő lépéseket javaslom:

• jegyezzük fel, hogy mi történt pontosan előtte, mi okozhatta az összeomlást és hogy mi a hibaüzenet;
• vegyük fel a kapcsolatot a programozóval és tudjuk meg tőle, hogy mit tehetünk és mit nem;
• amennyiben nemcsak az egyedi program érintett, hanem pl. a windows, a hálózat, vagy hardver is érintett, akkor értesítsük a rendszergazdát;
• Amennyiben a helyreállítást ránk bízzák, akkor az adatok helyreállítását csak biztonsági másolat készítése után kíséreljük meg.

Érdemes figyelembe venni azt a tényt, hogy a nem megfelelő helyreállítási próbálkozások ronthatják az adatok visszanyerésének esélyét és nagyságrendekkel megnövelhetik annak költségét.

Hosszú távon - de hogyan?

A szervezetek folyamatai és maguk a szervezetek is változnak.

Ennek a folyamatnak egy adott pontján készül el a program, ami, ha nem követi a változásokat, akkor segítség helyett visszahúzó erővé válhat.

A Microsoft Access-ben készült adatbázis-alkalmazások többnyire még házon belül is továbbfejleszthetők.

Programmódosításra, vagy továbbfejlesztésre több alkalommal szükség lehet:

• Mindjárt a telepítést követő tesztidőszak során. Amit elméletben átgondoltunk, az a gyakorlatban módosításokra szorulhat, hogy a program valóban jól használhatóvá váljon. Ez a legalaposabb tervezés mellett is előfordulhat, bár az alapos tervezés, a jelentős fejlesztési tapasztalat és az Ügyfél érdekeit figyelembe vevő fejlesztő ezek számát jelentősen lecsökkenti.
• Amikor a felhasználó már otthonosan érzi magát a program használatában és rájön, hogy valamit hogyan lehetne a programon belül jobban megoldani. Pl.: Marketinges a teljes címlistából szeretne egy potenciális listára szűkíteni és csak azokkal foglalkozni.
• Amikor új felhasználó jön bele a program használatába. Ez lehet a program nem ismeretéből vagy egy új nézőpontból adódóan is. Ha az utóbbi, akkor érdemes megfontolni az ötleteit.
• Amikor megváltoztak az igények az adatbázis használatát illetően, pl. most már körlevélküldést is szeretnének, jelentésekhez szeretnének jutni az adatbázisból.
• Jogszabály-változáskor pl. adatkezelésre vonatkozó szigorítások, vagy újabb adatszolgáltatási előírások bevezetésekor.
• Az adatmennyiség, vagy a felhasználók számának növekedése a program lassulását okozhatja.

A programmal kapcsolatban nemcsak vállalatvezetői szinten merülhet fel módosítási igény. Ő lehet, hogy nem is használja a programot, csak ilyen-olyan adatokra van szüksége belőle.

Ezért érdemes megkérdeznünk a felhasználókat, hogy:

• Van-e bármilyen probléma a rendszer működésével. Ha igen, mi az?
• Minden szükséges adatnak megvan-e a helye, minden munkafolyamatot tud-e kezelni a rendszer?
• Miben nem támogatja a rendszer a feladatok elvégzését?
• Szükséges-e bármilyen módosítás a programon?

A javaslatok nem mindegyikét kell és érdemes megvalósítani.

Alaposan meg kell vizsgálni, hogy az egyes igények melyike mennyire fontos és melyik mekkora költséggel valósítható meg, és ennek arányában milyen haszonnal jár

Mi történik, ha ezekkel a módosítási igényekkel nem törődünk?

• A program nem hozza azt a hasznot, amit hozhatna, így akár bevételtől is eshetünk el.
• Az egyes mezőket másra is elkezdik használni, így az adatbázisban az adatok kuszává válnak. A szűrések, leválogatások lehetőségei lecsökkennek, és információk vesznek el.
• A felhasználók kiábrándulnak a programból és előfordulhat, hogy más megoldásokat használnak helyette, ami aztán a lekérdezéseknél téves információkat eredményez.

Azt gondolhatnánk, hogy egy cégre szabott program legyen rugalmas és tudja kezelni a cégben előforduló összes eshetőséget és kivételes helyzetet.

Nos, egy jó adatbázis rugalmas valamennyire, ám amire korábban nem számíthattak a tervezés során, az nem biztos, hogy működni fog. Ebben is van egy „mechanizmus”, ami meghatározza működésének korlátait, hasonlóan a műszaki cikkeknél.

Ha elegendő háttérismeret nélkül nekiugrunk módosítani az adatbázist, vagy importálni új adatokat, akkor az rosszul is elsülhet.

Egyik ügyfelemnél egy alkalmazott például az azonosítók kitörlésével kezdte az adatbázis „rendbetételét”, ettől kezdve – mondanom sem kell – a szükséges munkaigény napokkal megnőtt. Biztonsági mentést nem készített, így még a „munkája” előtti állapotra sem lehetett visszaállni.

Adatbázis-konszolidációhoz, adattisztításhoz, „rendbetételhez” programmódosításhoz, testreszabáshoz érdemes szakembert igénybe venni.

Az adatbázis és az azt kezelő program összefüggéseinek ismeretét mellőző, kellő szakértelem nélkül végzett adatbázis-műveletekből adódó lehetséges üzleti kár nagyságrendekkel meghaladhatja a szakember költségét.. Önnek mennyit érnek a vállalatánál található adatok? Akár ekkora is lehet a kár.

Ajánlja ezt a weblapot ismerősének!

Üdvözlettel: