Hatékonyság Excel Blog Excel és más szoftveres tippek, tudnivalók, leírások érthetően, használhatóan.

Excel kitöltés, másolás egyszerűbben, trükkökkel

Nagy mennyiségű képlet, vagy érték bevitelére a kevésbé ismert módszer a következő:

1. Kijelöljük a kitöltendő tartományt.
2. Beírjuk a képletet, vagy értéket.
3. CTRL + ENTER billentyűkombinációra minden kijelölt cella kitöltődik.

Ha képletet írtunk be, akkor az az aktív cellára vonatkozott, a többi cellában úgy fog megjelenni, mintha másoltuk volna (Ha szükséges nézzük át a hivatkozástípusokat).

Ha tudjuk hány soron vagy oszlopon keresztül szeretnénk kitölteni sorozattal egy tartományt, akkor arra az egyik legjobb megoldás:

1. Kezdőérték beírása a kezdő cellába
2. (A kezdő cellán állva) Szerkesztés/Kitöltés/Sorozatok… (Ezt lehetne máshogy is: a Cella jobb alsó sarkánál jobb egérgombot lenyomva húzni kezdjük a kívánt irányban. Nyugodtan húzzuk túl a kívánt tartományon. Egérgomb felengedésekor előjön a helyi menü, ahol kiválasztjuk a Sorozatok… opciót.)
3. Megadjuk a kitöltés irányát. Az “Oszlopok” a függőleges.
4. Meghatározzuk lépésközt, és a végértéket, ezáltal a kitöltendő cellák mennyiségét.

Mint az ábrán látszik, nemcsak számsorozatokra használható.

A jojós módszer az, amikor valaki elkezdi másolni lefelé a képletet, túlmegy a szükséges részen, ekkor visszagörget, megint túlmegy… és néhány oda-vissza görgetés után találja csak meg a lista végét 😀

Ha jojózni akarunk, akkor csak az a lényeg, hogy addig ne engedjük fel az egérgombot, amíg nem jutottunk a kívánt helyre, így nem kell törölgetnünk.

Van aki úgy trükközik, hogy alulról-felfelé másol, így a lap tetejénél tovább nem tud görgetni…

De van erre egy célravezetőbb mód:
Ha másolni szeretnénk egy képletet egy listának egészen az aljáig, akkor a cella jobb alsó sarkán duplaklikkre az a folyamatos tartomány végéig másol.

Excel, Felhasználóknak, Office, tippek | 6 hozzászólásászólás »

Automatikus átalakítás megelőzése Excelben

Az excel a beírt adathoz megfelelő adattípust választ.
– Ha dátumként értelmezhető, akkor abból dátum lesz. Pl.: 3-28 átalakul 28. márc -ra.
– A túl nagy, vagy túl kis számok tudományos formátumot vesznek fel: Pl.: 6E+09 azt jelenti, hogy a 6-os után még 9 számjegy következik.
– A számként értelmezhetőt számként menti. Pl.: 003-at átalakítja 3-ra

Ha az átalakítást szeretnénk megakadályozni, akkor válasszuk az alábbi megoldás egyikét: (tovább…)

csv, Excel, Fejlesztőknek, Felhasználóknak, haladó, Rendszergazdáknak, tippek | 7 hozzászólásászólás »

Hogyan ne használjuk az Excel színezést? Sajnos így használják…

Az Excel színezésével a legfőbb gond az, hogy a színek a gép számára kezelhetetlenek.

Ha mi átszínezzük a kiválasztott cellákat, vagy sorokat, akkor az az excel számára nem tud sorbarendezés, vagy szűrés alapjául szolgálni. A gyárilag beépített függvények sem alkalmasak a színek, színkódok kinyerésére.
Ettől kezdve csak átnézve lehet kiválogatni a színezetteket, ami túl sok felesleges munkával jár.

Az ember számára jobban észrevehető a színezés, ezért kell! de nem az elterjedt módon!

A színezés a láthatóvá tételt kell szolgálja, nem az adattárolást!

A megoldás a következő:

1. Azt az adatot, amit színezéssel jelölnénk, (ha még nincs benne, az adatbázisunkban) írjuk egy új oszlopba. pl.: ha valaki frissen került a listánkba, akkor vegyünk fel egy adatbázisba kerülés oszlopot a bekerülés dátumával.
2. A kívánt oszlopon állítsunk be feltételes formázást, ahol megadhatjuk, hogy a feltételnek eleget tevők hogyan legyenek formázva (színezve, keretezve, vastagítva, stb.)

Ha a Feltételes formázást használjuk, akkor a színezés is látszik és az adatot is tudjuk hasznosítani.

A Feltételes formázás trükkjeiről hamarosan írok.

Ha Önnek nagy színezett táblázata van, amit nem a feltételes formázással csinált, írjon és segítek a színek alapján az adatok kinyerésében.

Kiegészítés: a 2007-es Exceltől kezdődően már szűrni lehet színekre.

Excel, Felhasználóknak, Office, tippek | 7 hozzászólásászólás »

Teljes Office telepítés nem telepít mindent?!

A Microsoft Office telepítésekor többféle lehetőség közül választhatunk:

• Tipikus
• Teljes
• Egyéni

A tipikusból sok dolog kimarad, ám furcsa módon a teljes sem tartalmaz mindent.

Ha szeretnénk, hogy a program ne kérjen tőlünk a késöbbiekben telepítő cd-t, akkor az Egyéni telepítést válasszuk.
A telepítés folyamán eljutunk egy olyan panelig, melyen kiválaszthatjuk, hogy melyik programokat tegyük fel. Ezen a panelen nem túl feltűnően szerepel egy “Összetevők telepítésének testreszabása” jelölőnégyzet. Ebbe tegyünk pipát és lépjünk tovább.

Itt megtekinthetjük, hogy mely részeit tenné fel most és mely részeihez kérne első használatkor telepítő CD-t. Érdemes beállítani itt, hogy minden összetevőt telepítsen.

A korábban hiányosan feltelepített Office hiányzó részeit is feltehetjük a “Szolgáltatások hozzáadása, eltávolítása ” telepítési opció után a fent ismertetett lépésekkel.

Felhasználóknak, Office, Rendszergazdáknak | Teljes Office telepítés nem telepít mindent?! bejegyzéshez a hozzászólások lehetősége kikapcsolva

Társasági könyvjelzők – Social Bookmarking

Korábban már említettem, hogy a társasági könyvjelzőkkel mások számára is hozzáférhetővé, ill. bárhonnan elérhetővé tehetjük kedvenceinket.

Ennél azért többről van szó.

Az egyik legfőbb különbség a böngészőben és egy ilyen oldalon tárolt könyvjelzők között a kategorizálhatóságban rejlik:
– a böngészőben egy faszerkezetbe tehetjük kedvenc oldalaink, azaz egy helyre, egy kategóriába kerül.
– egy társasági könyvjelző oldalon a címkékkel több kategóriába is tehetjük ugyanazt a linket, így bármely megközelítésből megtalálhatjuk

A kategóriákon túl:
– listázhatjuk kedvenceinket a hozzáadás ideje alapján is,
– valamint kereshetünk is közöttük.

Az általam használt social bookmark oldal: http://del.icio.us

Felhasználóknak, Internet, social, tippek | 6 hozzászólásászólás »

Microsoft Office Excel 2007

A Microsoft Office 2007-es verzió alapjaiban más.

Merész, gyökeres változtatások történtek. Talán nem is egy verziót, hanem négy évet ugrottunk 😉

Bátrak, mert szakítottak azokkal az “örökségekkel”, amiket egyszerűbb folytatni, de szükséges volt már régóta változtatni.

Az egyik ilyen az Excel munkalapmérete, melyben a 65536 sor * 256 oszlop helyett egymillió sor * tizenhatezer oszlop áll rendelkezésünkre.

A másik az Excel hatféle fájlkiterjesztés, mely egy átlag felhasználó számára zavaros lehet.

Eddig az XLS fájlunkat könnyedén meg tudták nyitni más gépeken is a régebbi verziókkal.

Ez a váltás azonban megnehezíti a dolgunkat: Ha partnerünk újabb verziójú Excel fájlt küldd, akkor annak megnyitásához vagy “kompatibilitási csomag”-ra, vagy “megjelenítő program”-ra van szükségünk.

Előbbi szerepe, hogy a jelenlegi programunkban (pl. 2003-as Office) is szerkeszthetővé válik a következő verziójú (2007-es) fájl.

Utóbbi ingyenes és csak megtekinteni, nyomtatni lehet a fájlokat, de módosítani nem.

A kompatibilitási csomag itt található:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=hu

Megjelenítőt (Viewer) a 2007-es Office két részéhez találtam:

PowerPoint Viewer 2007 és Visio Viewer 2007 a Microsoft oldaláról (mindkettő angol nyelven)

2007, Excel, Felhasználóknak, Office, PowerPoint, Visio | 1 hozzászólás »

Veszélyes MS Outlook korlátozás

A Microsoft Outlook mindent (a csatolt fájlokat is) egy ún. személyes mappafájlban (Outlook.pst, vagy Outlook.ost) tárol. Ha ez a fájl eléri a 2 GB-os méretet, akkor az outlook megnyithatatlanná válik és a helyreállítása adatvesztéssel jár.

A mappaméretet érdemes időnként ellenőriznünk a következőképpen: (tovább…)

Felhasználóknak, fontos, Office, Outlook, Rendszergazdáknak | 6 hozzászólásászólás »

Skype extrák: beszélgetések rögzítése mp3 formátumban

Fontos Skype-on történt beszélgetéseink (pl. távtanácsadás, egyeztetés, megállapodás) felvehetők egy segédprogrammal.

Ha a “Skype windows-hoz” verziót töltöttük le, akkor az extrák menüpont alatt találhatunk hasznos segédprogramokat, köztük a Pamela Call Recordert.

Telepítés és indítás után a hangrögzítő program eszköztárán a P betű legördítésénél van az MP3 menüpont, ami a 3 bekezdéssel lejjebb leírt weblapra vezet.

Ha a “Skype üzleti célokra” verziót töltöttük le, akkor az extrák menüpont szürke a program felületén, így a telepítés kicsit összetettebb:
A http://www.pamela-systems.com/download/ címről letölthető a skypehoz a Pamela nevű hangrögzítő szoftver, melynek a BASIC verziója ingyenes. A program magyar nyelvű.

Ahhoz, hogy a beszélgetéseket mp3 formátumban rögzíthessük, a
http://www.pamela-systems.com/download/mp3.php oldalról töltsük le lame_enc.dll és az mpglib.dll fájlokat. Ezt a két fájlt másoljuk be a C:/Windows/ mappába, majd a Pamela újraindítása után a hangfelvétel már mp3-ban történik.

Érdemes ezt a pár lépést végrehajtani, mert az üzenetek, felvett beszélgetések hangminősége jobb, a fájlmérete kisebb lesz.

Felhasználóknak, Internet, segédprogram, skype, Üzletembereknek, Vezetőknek | 1 hozzászólás »

Képletek, függvények áttekinthetőbbé tétele Excelben (tartománynevek)

A cellacímek oszlop és sorazonosítói (pl.: A1, AA23) helyett beszédesebb tartományneveket használni a képletekben.

A tartomány jelenthet egy, vagy több cellát is!
A legegyszerűbb tartomány elnevezési mód a név mezőn keresztül tehető meg.

1. Jelöljük ki a kívánt cellát, vagy tartományt (ekkor a név mezőben megjelenik az aktív cella címe)

2. A név mezőbe kattintva átírjuk a név mező tartalmát
3. Enter hatására a kijelölt tartományunk megkapta nevét.

Tartományok elnevezési szabályai:

• Betűvel kezdődjön
• Nem lehet cellacím (pl: A4)
• Ne tartalmazzon speciális karaktereket (pl.: szóköz, kettőspont, stb.)
• Szerintem kerüljük az ékezetes betűket
• Munkafüzeten belül minden név egyedi kell legyen

Az elnevezett tartományok használata
Képleteinkben a cellacím helyére beírhatjuk a cella nevét. (pl.: az ábrán árfolyam a C12-es cella neve)

Ez egy abszolút címzésű tartomány, azaz a képlet másolásakor sem változik a hivatkozás. (Hivatkozás típusok cikkünkben lehet bővebben olvasni erről.)

Excel, Felhasználóknak, haladó, Office | 4 hozzászólásászólás »

Messenger, Skype, ICQ és más azonnali üzenetküldők

A szélessávú netnek köszönhetően újabb kommunikációs csatorna nyílt meg előttünk: Az azonnali üzenetküldők (Instant Messenger) világa.

Mivel szolgálhat minket ez az ingyenes eszköz?
– számítógép mikrofonnal és fejhallgatóval ingyenesen beszélhetünk a világ bármely táján található hasonlóan felszerelt partnerünkkel.
– láthatjuk, hogy mikor elérhető a partnerünk (így akár éjfélkor is meg merjük tőle kérdezni kérdésünket :-))
– írásban is tudunk partnerünkkel társalogni
– rögzíteni tudjuk a beszélgetésünket
– úgy tudunk üzenetet küldeni, hogy amikor bejelentkezik, megkapja
– míg egy telefon kizökkent a teendőnkből, egy üzenet késöbb is megválaszolható, mégis gyorsabb, mint az e-mail.
És mik a veszélyei:
– biztonsági kockázat (főleg a messenger a célpont)
– feltarthatnak munkánkban

Valaha az ICQ (I seek You – Én kereslek téged) volt a legnépszerűbb, ám a Windows XP-be beépített Windows (MSN) Messenger és a rendkívül egyszerűen beállítható Skype letaszította trónjáról.

Átlagos felhasználóknak a Skype-ot és a Messengert ajánlom. A Skype stabilabb. De mivel van aki csak ezt, vagy csak azt használja, ezért mindkettőt érdemes feltenni.

Az angol nyelvű ICQ-val csak kevés informatikussal lehetünk kapcsolatban 😉

Felhasználóknak, icq, Internet, messenger, skype, Üzletembereknek, Vezetőknek | 13 hozzászólásászólás »