Warning: Use of undefined constant ddsg_language - assumed 'ddsg_language' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /web/htdocs6/hatekonysaghu/home/www/blog/wp-content/plugins/sitemap-generator/sitemap-generator.php on line 44 Vezetőknek | Hatékonyság Excel Blog
Hatékonyság Excel Blog Excel és más szoftveres tippek, tudnivalók, leírások érthetően, használhatóan.
Olyannyira érdekes kihívásban volt részem, hogy ezt – ügyfelem engedélyével – meg kell osztanom veletek
Egy szervezetfejlesztő cég állapotfelmérő kérdőíveinek adataiból kellett automatikusan esztétikus diagnózist létrehozni.
A képről is látszik, hogy a diagnózis ábrákkal teletűzdelt szöveges, táblázatos, diagramos részekből állt húsznál több oldalon keresztül. Gyakorlatilag minden részében volt valami csavar és trükkös megoldás, ami miatt az elkészítés esettanulmányként is megállja a helyét.
Minden része változó volt:
– kihagyható, átfogalmazható kérdések
– megkérdezettek csoportosítása és ezáltal a csoportok száma
– diagnózisba kerülő oldalak listája
– diagnózis nyelve, nyomtatás színe
Az alap igény nem volt bonyolult: A beállítások után gombnyomásra készüljön el a diagnózis.
Ez csak egyetlen szimpla csodatevő gomb és nem több 🙂
Voltak olyan lehetőségek, amikre a megrendelő az excel korlátait ismerve nem is gondolt és voltak olyan részek, amikre az elején nem is mertem gondolni.
Ki így, ki úgy álmodta meg, de a készítés folyamán közös (rém és/vagy vágy 🙂 ) álommá vált.
Megálmodta ügyfél, hogy mit szeretne, megálmodta a designer (sok-sok kép design elemmel) a kinézetét, megálmodtam én a belsejét, és hogy hogyan működjön; aztán az Excel alkotója kalandossá tette a célhoz vezető utat.
Nézzük meg a folyamatot lépésről-lépésre!
Ha fel vagy iratkozva, akkor az e-mailben megkaptad a tanulmányhoz a letöltési linket, ha nem, akkor iratkozz fel és megkapod!
Most egy újdonsággal jelentkezem, hogy még kézzelfoghatóbb legyen, milyen varázslatokat szoktam végrehajtani.
Egy egyszerű példán mutatom be, hogy a vállalatirányítási információs rendszerből kapott adatokat hogyan lehet megfelelően átalakítani a további használathoz.
Leírom benne, hogy melyik eszközt miért használom, illetve képeket mutatok az adatátalakítás folyamatáról.
Az esettanulmányt fekvő elrendezésben alkottam meg, hogy az monitor elrendezéséhez igazodjon és jól olvasható maradjon.
Egyre több esetben merül fel az igény a bárhonnan, bármikor elérhető, gyors adminisztrációs rendszerre. Az értékesítő út közben, vagy ügyfélnél is gyorsan el szeretné érni az adatbázist, vagy a munkatársak több telephelyről szeretnének dolgozni a közös adatbázisba. A vezetői döntésekhez késedelem nélkül, rendezett formában kell adatokhoz jutnunk. (tovább…)
Tudom, hogy az ügyfél számára legtöbbször az első adatbázisáról / adatbázis leírásáról van szó, így nehéz lehet megfogalmaznia, hogy mire is van szüksége.
Az igények ismerete nélkül azonban nehéz még időráfordítást és közelítő árat is mondani. Olyan ez, mintha autót szeretnénk venni és a választék egy pár tízezer forintos sérült, régi használt autótól a közel 100 milliós Aston Martinig terjed. Legalább nagyjából látni kell az igényeket, mert kérdezni is csak utána lehet értelmeset.
A jó hír az, hogy az igények meghatározását az alábbi leírás alapján nem nehéz megalkotni.
A legegyszerűbb eset az, amikor a vállalatirányítási rendszerből kapott fájlból kell egy valamilyen felépítésű Excel fájlt, vagy fájlokat készíteni. Ilyenkor elegendő lehet, ha látom a kiindulási fájlt és az egyszer kézzel megformázott végeredményt. Még annyi információ szokott kelleni, hogy a mintafájlhoz képest még mire számíthatok? Több sorra a blokkokon belül? Több blokkra?
Ezt követően már tudom, hogy mekkora ráfordítás megírni egy programot, ami egy gombnyomásra végrehajtja a teljes átalakítási/darabolási/formázási folyamatot.
Nézzük meg mi a teendő akkor, ha egy adatbázisról van szó!
Először is, a jelenleg valahogyan működnek a dolgok. Ennek a leírása az elsődleges feladat!
Szövegesen írjuk le az adatbázissal kezelni kívánt folyamatot! Ennél írjuk le az általános szituációt és utána kifejthetjük, hogy milyen esetek fordulhatnak még elő, pl.: Ügyfél telefonon, e-mailen, vagy faxon eljuttatja hozzánk az ajánlatkérését
Munkatársunk kalkulál egy árat és vállalási határidőt
Munkatársunk elküldi ajánlatát ügyfélnek
Ügyfél visszajelez, hogy megrendeli-e (az ügyfél megrendelésre váró dolgokról jó ha van a munkatársnak listája, hogy érdeklődni tudjon ügyfélnél)
Ha megrendelte, akkor …
Ha vannak munkalapjaink, akkor érdemes elővenni néhány kitöltöttet, ezeket bescannelni (vagy digitális fényképezőgéppel/telefonnal lefotózni) és a következő információkat szövegesen leírni:
Melyik munkalap melyik lépéshez / lépésekhez tartozik?
A munkalapnak melyik mezőjébe milyen jellegű adat kerülhet (szöveg, egész szám, tört szám, dátum)? Ezért is jó a kitöltött munkalap, mert abból már ezek többnyire lászanak. Fontos tudni, hogy az adatbázisokban az adattípusok eléggé szigorúak, azaz ha az egyik mező dátum, akkor oda nem tudok hozzávetőleges dátumot (pl.: 2010 augusztus), vagy szöveges leírást írni.
Azt kell még láttatni még, hogy melyek azok a pontok, amit ha egy egyszerű táblázat egy sorába szeretnék beírni, akkor hol szeretnénk kettéválasztani azt az 1 sort, azaz hol kellhet beírnom egy mezőbe több adatot. Pl.: Egy munkalapra több gép javítását és hozzájuk a felhasznált alkatrészeket rögzítenénk.
Mindegyik munkalaphoz írjuk fel, hogy mi alapján szeretnénk utána visszakeresni! pl.: munkalapszám, ügyfélnév, géptípus, felhasznált alkatrész.
Ha a jelenlegi folyamatban Excel fájlokat használunk, akkor azokból szintén érdemes pár soros mintaadatot tartalmazó táblázatot készíteni és az előbb leírt tudnivalókat hozzáírni.
Ha szeretnénk listákat látni, akkor tudnom kell, hogy melyik listában milyen oszlopok (mezők) látszódjanak. Pl.: Kifizetetlen számlák listán: ügyfél neve, kiállítás dátuma, fizetési határidő, nettó összeg, eddig mennyit törlesztett, mikor törlesztett legutóbb, mennyivel tartozik még.
Nagyon fontos jellemző a felhasználók száma és az, hogy ők mind helyi hálózaton használnák, vagy távolról is hozzá kell férni az adatokhoz.
A gépek korszerűsége szintén lényeges szempont. Milyen operációs rendszer és Office verzió van rajtuk, mennyi memória van bennük, mekkora a képernyőfelbontásuk.
Ha valamilyen tenyérszámítógéppel, vagy okostelefonnal is szeretnénk használni, arra is van lehetőség, de ezt is előre ismernünk kell.
Még ezek után is előfordulhatnak kérdések, ezért kontaktinformációk megadása célszerű, hogy kérdezni lehessen.
Kockáztatunk. Én is, pedig közeli jóbarátom nemrég fél milla feletti ajánlatot kapott Kürt Zrt-től adat visszaállításra.
Milyen gyakran csinálsz biztonsági mentéseket?
Védve vannak az adataid laptop ellopása, winchester megrongálódása esetére is? Magyarul: Ugyanoda készíted a biztonsági másolatot is?
Amiért egyáltalán szóba mertem hozni a témát, mert megismertem egy kiváló eszközt Dobó Mátyás http://doransky.hu/?p=1789 blogjáról, ami megoldja ezt
Ez egy fájdalom és strapamentes biztonsági mentés készítő.
Főleg kis cégeknek, szabadúszóknak, távmunkában, laptopon dolgozóknak, magánembereknek praktikus. (tovább…)
Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.
Ez kritikus pont a cég működésében.
A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:
A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.
Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47
Úgy látom, egy kis malőr történt, az e-mail értesítőre feliratkozottaknál nem jelent meg a link a videóhoz és a letölthető fájlhoz. Ebben javítottam, bocs.
Nemrég egy Excel oktatásra készülve ismét átnéztem 1-2 funkciót és belelkesültem tőlük.
A főiskolai/egyetemi – előadásokon/gyakorlatokon az ilyen funkciókat a diákok nagy része nem megérti, hanem megutálja. Az eszköz zseniális, de a tálalás borzalmas.
Legutóbbi oktatásomon (igen, vállalok oktatásokat, konferenciákat és szaktanácsadást is) a nemzetközi pénzügyi cégnél dolgozó hallgatók is odáig voltak tőle, ezért gondoltam megosztom veled.
Hogy valami haszna és tétje is legyen a dolognak, hasznos példán mutatnám be: egy fizetés kalkulátoron, melyet a www.fairconto.hu oldalról töltöttem le.
A videóban részletesen bemutatom, de előtte pár szó ezekről az eszközökről: (tovább…)
David Seah nem elégedett meg a szokásos naptár szerkezettel. Helyette alkotott egy használhatót.
Nagyszerűsége abból áll, hogy nem töri az időt hónapokra, hanem meghagyja az egymás utáni napokat, így már átláthatod:
mikor-mennyi idő áll még rendelkezésre,
mikorra tudsz elkészülni valamivel és
mindezt egy tömör formában, ahol
még helyed is van a megjegyzéseink beírására.
Más megközelítés, ezért még ha elégedett is vagy a jelenlegi projekt kezelő rendszereddel, nézd meg ezt! Ha tudsz angolul, látogasd meg Dave oldalát, érdekes gondolkodásmódot ismerhetsz meg.
A kompakt naptár így néz ki használat közben:
Mivel közeleg 2008, úgy döntöttem elkészítem a magyar verziót excelben.
Meddig terjed az excel és hol kezdődik az áttekinthetetlenség?
Félelmetes méretű egymásra hivatkozó excel fájl gyűjteményeket látok munkám során.
Valamikor egy-két funkcióra jöttek létre, majd az “evolúció” a használhatóság határára juttatta.
Miért is gond ez az egész?
Ha egy kiinduló helyen módosítunk egy adatot, vajon tudjuk, hogy hol kell frissítenünk ezután?
Bízhatunk-e benne, hogy minden fájlon végigment a frissítés?
Dokumentáltságuk többnyire hagy kívánni valót maga után, ezért az első új munkatárs, akire rábízzuk, véletlenül bebizonyítja, hogy itt bizony van hibalehetőség bőven és tönkretehet dolgokat.
Egy tesztkérdés jut eszembe az ilyen táblázatrendszerekről:
Mire használja a flexet?
A mit? 0 pont
Csiszolás, vágás. 5 pont
Csiszolás, vágás, kenyérszeletelés, konzervnyitás, fogkő eltávolítás, manikűr-pedikűr, barkónyírás. 10 pont
Vannak barkácsoló típusú emberek 😀 Gyakran nagyon ügyesek, szinte mindenre gondolnak és autodidakta módon beletanulnak a szakmába. Csak hát ugyanúgy, ahogy a fogkő eltávolításra nem a flex a legjobb eszköz, ugyanígy az excel sem alkalmas mindenre.
Egy másik kedvenc tesztkérdésem:
Mit tesz, ha csöpög a csap?
Pánikba esem és szerelőt hívok. 0 pont
Elzárom. 5 pont
Leflexelem a sarokszelepet, majd hogy megtaláljam a rejtett hibát, villanyvésővel végigbontom a falban a vízvezeték csövet, alkatrészeire szedem a bojlert, markolóval kibontom a ház vízbekötését, végül kihívom a szerelőt, aki elzárja a csapot. 10 pont
Nagyon túl lehet komplikálni dolgokat 😀 Ha veszélyes vizeken járunk, inkább forduljunk szakemberhez.
Ilyen magyar nyelvű oldal nincs, mert mi természetesen nem követünk el ilyen hibákat 😉
Az excel egy rugalmas és jól használható eszköz, rengeteg lehetőséggel (és hibalehetőséggel).
A veszélyét a módszertan hiánya adja hozzá. Nem megy át tervezésen, tesztelésen, auditáláson. “Csak ess neki” módszerrel összedobják és a gyanú se merül fel bennük, hogy esetleg hibázhat. Azaz az excel a felhasználóval együtt veszélyes igazán 🙂
A megoldás az, ha a kritikus számításokat ellátó munkafüzetet vagy nagyon alaposan ellenőrizzük, teszteljük, majd levédjük, vagy elkészítését és védelmét excellel foglalkozó szakemberre bízzuk.
Kritikus adatok (pl. ügyféladatok) hasonlóan veszélyesek excelben.
Itt a véletlen sorbarendezések tehetnek tönkre egy címlistát, pl. ha a cégneveket sorba tettük, de vele a címek nem mozdultak…
A címlistákra a megoldás egy adatbáziskezelő rendszer, vagy méginkább célravezető “ügyfélkapcsolat menedzsment – CRM (Customer Relationship Management)” rendszerek használata.
