Warning: Use of undefined constant ddsg_language - assumed 'ddsg_language' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /web/htdocs6/hatekonysaghu/home/www/blog/wp-content/plugins/sitemap-generator/sitemap-generator.php on line 44 tippek | Hatékonyság Excel Blog - Part 2
Hatékonyság Excel Blog Excel és más szoftveres tippek, tudnivalók, leírások érthetően, használhatóan.
Nagy lépést tettem a papírmentes iroda felé és bizony a fák köszönik.
Köszönhető mindez annak, hogy kincsre bukkantam.
Tudom, már írtam gyors PDF olvasókról, de ez több annál. Ez az olvasóprogram funkcionalitásában tökéletes.
Egyik aktuális projektemben rengeteg nyomtatást kerülhettünk el vele, úgy hogy a tesztanyagokat PDF-be „nyomtattuk” és a megjegyzéseinket a létrehozott PDF-ekbe írtuk.
A fenti eszköztárról is látszik, de a lényeg: az ingyenes verzióval Beleírhatók a PDF fájlokba:
Ugyan manapság még, ha PDF fájlokat tesznek letölthetővé, akkor az Adobe Reader-t ajánlják a megnyitáshoz, mintha csak ez lenne, én nem! Töltsd le és használd inkább ezt!
Így nemcsak olvasóprogramot kapsz, hanem olyat, amivel szerkesztheted is a PDF fájlokat ingyen.
Az Excel 2007-ben szinte minden menüpont és ikon máshova került. Ésszerűsítettek, vagy szívattak? Ki tudja 🙂
Verzióváltás után a rutinosak is jó darabig keresgélnek és/vagy szitkozódnak, amíg belejönnek.
Elárulom: a gyorsabb, zökkenőmentesebb átálláshoz készült egy segédlet/szótár/menütérkép.
Nem saját találmányom. A nagy szoftvercég készítette.
Viszont ha nem akarsz 1056 oldalt kinyomtatni, vagy az oldalbeállításokkal és a másolásokkal bajlódni, akkor használd a 24 oldalas verziómat.
Az eddigi verziókban szinte minden a megszokott helyen maradt, ezért a korábbi Excelről (97, 2000, XP, 2003) áttérőknek is használható.
Az összetartozó témákat csoportosítottam így már nem 1-2 soros oldalak között kell keresgélni.
Korábban már említettem, hogy a hírlevélre feliratkozottak kiváltságokban részesülnek.
Aki feliratkozott, az kapja meg ezt a segédletet (is). Iratkozz fel (jobbra fenn) és megkapod!
Office 2000-es, XP és 2003-as felhasználóknak javaslom a kompatibilitási csomag telepítését.
Időnként belefutok olyan szemléltetési feladatokba, amikor túl sok az adat ahhoz, hogy akár egy egész képernyős és/vagy egész oldalas diagramon elférhetne.
Minap is volt egy ilyen, mikor több száz madár egész évben történt befogásait kellett ábrázolni. Aki rugalmatlanul gondolkozik és/vagy nem ismeri eléggé az excelt, az hajlamos ezt lehetetlennek gondolni.
Van erre egy trükköm: Nem diagrammal oldom meg.
Ideális eszköz erre a feltételes formázás. A feltételes formázással színezett cellák rajzolják ki a diagramot. Sok képernyős diagramok is létrehozhatók vele. Persze vannak korlátai ennek a megoldásnak is. Többek között a rendelkezésre álló oszlopok száma és hogy ezzel nem minden diagramtípus valósítható meg
(amire biztosan használható: sávdiagram, oszlopdiagram, pontdiagram, gantt diagram).
Alapszinten előző bejegyzésben írtam már a feltételes formázásról, haladóbb szinten pedig ezután fogok.
Így néz ki egy óriásdiagram:
Tettem rá pár apróságot a jobb áttekinthetőségért, olvashatóságért:
10 soronként, 10 oszloponként segédvonalakat.
trükkös fejlécet, hogy olvasható maradjon minden adat a kicsinyítés ellenére is
nagyítót
Microchart akkor jó, ha több kisméretű diagramot szeretnénk használni.
A microchart olyan, mint egy versenyautó, nincs rajta semmi, ami nem kell a céljához.
A diagramot is lecsupaszítjuk (levehető róla a jelmagyarázat, címsor, adattábla, értéktengely, kategóriatengely feliratai) és így már kis méretűre összepréselhető.
Így néz ki egy külön excel kiegészítők nélkül megvalósítható microchart:
A microchart-ok egy-egy cellába kerülnek, így nagyon kis helyet foglalnak és igazából csak a trendeket, eloszlásokat hivatott szemléltetni, mellette adattáblában ábrázolhatjuk a konkrét értékeket.
Főleg kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy ügyfélnyilvántartásra (és kapcsolattartásra) nem megfelelő eszközt használnak, vagy még rosszabb, ha semmilyen eszközük nincs rá.
Ez kritikus pont a cég működésében.
A következő 4 perces videón bemutatom, hogy mi is a különbség egy Excel és egy Access adatbázis között, és hogy mi az a minimális funkcionalitás, amit egy ügyfélnyilvántartónak tudnia kell:
A példa alapján remélem átment, hogy ez nemcsak ügyféladatbázisra, hanem bármely más adatbázisra is alkalmas. Az adatbázis további funkciói olyan dolgokat tesznek lehetővé, amit excelben nem lehet, vagy nagyon körülményes megoldani.
Ne szenvedj kusza adatokkal, elkallódó információkkal! Hívj! 70-411-45-47
Tudom, sokaknak evidens, de hol máshol kezdhetném?
Mi az és mire jó a PDF?
A PDF (Portable Document Format – hordozható dokumentum formátum) egy szabványos fájlformátum, ami minden gépen, minden nyomtatóbeállításnál ugyanúgy néz ki. Többnyire “végleges” dokumentumoknál használatos, mert az átlag felhasználók nem rendelkeznek hozzá módosító programmal.
Gyakorlatban megőrzöd a Word dokumentumot, változtatáskor mindig a Word-ön változtatsz és új PDF-et nyomtatsz belőle és a PDF-et adhatod tovább, teheted letölthetővé a weblapodról.
A PDF fájlok tartalmának nyomtatása, másolása is korlátozható.
PDF fájlok megnyitási sebességének gyorsítása és módosítása
Legtöbben Adobe Acrobat Reader-t használnak PDF fájljaik megtekintésére.
Alaphelyzetben viszont borzasztó lassan nyílik meg.
Egyik lehetőség az Adobe Reader SpeedUp, ami az Adobe Reader indulását gyorsítja a ritkán használt részek kivételével. Ha bármi nem működne, akkor visszaállítható az eredeti állapot.
A javasolt beállításokhoz készítettem egy képsorozatot:
A másik lehetőség a különböző PDF fájl néző programok közti választás:
A magyarul is tudó Foxit Reader hihetetlenül gyors és hasonlít a megszokott Acrobat Reader-re. Használhatók benne pdf szerkesztő funkciók is, azonban, ha nem vesszük meg a 39 USD árú professional verziót, akkor ráteszi a módosított oldalakra a saját reklámszövegét.
Ha feltetted a Foxit Readert, ne felejtsd kikapcsolni a zavaró reklámüzenetet! (Nézet/Hírdetés menüpont)
PDF nyomtató terén zseniális az ingyenes PDFCreator, ami nyomtatóként jelenik meg, így bármelyik programból használható és nemcsak PDF készítő, hanem képformátumokra (TIFF, JPG, PNG stb.) is képes alakítani. Lehet védeni a vele elkészített dokumentumokat, mos, főz, takarít ingyen 🙂
Minap egyik ügyfelem ezzel az eszközzel szedte ki kiváló minőségben a képeket a PDF dokumentumból.
Ha egy másik program adatait olvassuk be, vagy másolunk egy weboldalról excelbe, akkor előfordulhat, hogy számnak látszó értékeinkkel az excel nem jól, vagy egyáltalán nem számol.
Fehér holló gyakoriságú? Dehogy, pl. egyik telefontársaság hívásrészletezőjében is összegezhetetlenek az összegek.
Rendezésnél még rákérdez a program, hogy “Számként kezeljünk mindent, ami számnak látszik?”
Bár függvények használatánál is megtenné!
Adott egy lapunk, amin egyes cellák bal felső sarkaiban kis zöld háromszögek jelzik, hogy valami nem stimmel. Ha rákattintok a cellára, akkor balra kis felkiáltójel jelenik meg. A felkiáltójelre húzva az egeret kiírja: “A cellában lévő szám szövegként van formázva, vagy aposztróffal kezdődik.”
(Pont ilyen körülményes, mint ahogy leírtam 🙂 )
Nem írom le, hogy nem lehet, vagy hogy nem érdemes ezeket javítani, inkább egy egyszerű, használható megoldást mutatnék be kétféleképpen. (tovább…)
Úgy látom, egy kis malőr történt, az e-mail értesítőre feliratkozottaknál nem jelent meg a link a videóhoz és a letölthető fájlhoz. Ebben javítottam, bocs.
Nemrég egy Excel oktatásra készülve ismét átnéztem 1-2 funkciót és belelkesültem tőlük.
A főiskolai/egyetemi – előadásokon/gyakorlatokon az ilyen funkciókat a diákok nagy része nem megérti, hanem megutálja. Az eszköz zseniális, de a tálalás borzalmas.
Legutóbbi oktatásomon (igen, vállalok oktatásokat, konferenciákat és szaktanácsadást is) a nemzetközi pénzügyi cégnél dolgozó hallgatók is odáig voltak tőle, ezért gondoltam megosztom veled.
Hogy valami haszna és tétje is legyen a dolognak, hasznos példán mutatnám be: egy fizetés kalkulátoron, melyet a www.fairconto.hu oldalról töltöttem le.
A videóban részletesen bemutatom, de előtte pár szó ezekről az eszközökről: (tovább…)
A számmisztika folytatódik 🙂 Már megint 5, bár ezt nem mi választottuk.
Kerekítenünk kell árajánlatokban, ár-kalkulációkban, számlákban és máshol. Az első kettőben és az utolsóban érintett lehet az Excel is.
Talán mondanom sem kell, az eszköztáron szereplő tizedesjegyek elrejtése/megjelenítése ikon nem kerekít, hanem csak bizonyos pontossággal jelenít meg.
2 + 2 = 5
Ilyet is tud az Excel!
Írd be A1-es és A2-es cellába, hogy 2,3 (nem 2 és 3, hanem 2,3!), az A3 as cellába pedig azt, hogy =A1+A2!
Az eredmény 4,6, de ha elrejtjük a tizedesjegyeket az A1, A2, A3 celláról, akkor kijön a 2 + 2 = 5.
Ha kerekítettünk volna, akkor a 2,3-akat előbb kerekítettük volna 2-re és azokat összeadva 4 lenne az eredmény. Szóval ez nem kerekítés!
Na most, hogy kellőképpen összezavartam azokat, akik ezt nem próbálták ki, lássuk hogyan kerekítsünk! 🙂 (tovább…)
Nemcsak lazításként, hanem mert páran még tanulnak, vizsgáznak – beavatlak titeket a puska készítés rejtelmeibe. Persze másra is használható, de jobb példa nem létezik…
Ha nekünk kéne begépelnünk, az már rég rossz. 🙂
Erre találták fel a google-t 😉 A kidolgozott tételeket és bescannelt jegyzeteket kell tudnunk használni.
Fapadosabb, de mégis jelenkori megoldás, ha a jegyzetet fénymásolóban kicsinyíttetjük, esetleg összeollózzuk. A nosztalgikus apróbetűs kézírás időpocsékolás.
Ha nincs meg a forrásanyag, összefogással megoszlik a gépelni, vagy szkennelni való.
Ideális eszköz a word, vagy egy ahhoz hasonló szövegszerkesztő.
A hasábok használata felejtős, ott ugyanis az ábrák elcsúsznak, nem férnek el, stb. Macera az egész.
A múltkor már “megcsodált” Darabteli függvényben több van, mint gondolnánk!
Ha álmaink bombázójaként tekintenénk rá, akkor elárulom, hogy van ikertestvére is! 😉
Most kicsit jobban kitárulkoznak mindketten 😎 : a Darabteli, és a SZUMHA (SUMIF) fgv. is.
A SZUMHA egy bámulatos teremtés. Nevéből kiderül, hogy pont a mi igényeinkre született: Összesíti mindazt, ami jó és kihagyja, ami nem.