Hatékonyság Excel Blog Excel és más szoftveres tippek, tudnivalók, leírások érthetően, használhatóan.

Hogyan mondjunk el a programozónak, hogy mit szeretnénk?

Tudom, hogy az ügyfél számára legtöbbször az első adatbázisáról / adatbázis leírásáról van szó, így nehéz lehet megfogalmaznia, hogy mire is van szüksége.

Az igények ismerete nélkül azonban nehéz még időráfordítást és közelítő árat is mondani. Olyan ez, mintha autót szeretnénk venni és a választék egy pár tízezer forintos sérült, régi használt autótól a közel 100 milliós Aston Martinig terjed. Legalább nagyjából látni kell az igényeket, mert kérdezni is csak utána lehet értelmeset.

A jó hír az, hogy az igények meghatározását az alábbi leírás alapján nem nehéz megalkotni.

A legegyszerűbb eset az, amikor a vállalatirányítási rendszerből kapott fájlból kell egy valamilyen felépítésű Excel fájlt, vagy fájlokat készíteni. Ilyenkor elegendő lehet, ha látom a kiindulási fájlt és az egyszer kézzel megformázott végeredményt. Még annyi információ szokott kelleni, hogy a mintafájlhoz képest még mire számíthatok? Több sorra a blokkokon belül? Több blokkra?

Ezt követően már tudom, hogy mekkora ráfordítás megírni egy programot, ami egy gombnyomásra végrehajtja a teljes átalakítási/darabolási/formázási folyamatot.

Nézzük meg mi a teendő akkor, ha egy adatbázisról van szó!
Először is, a jelenleg valahogyan működnek a dolgok. Ennek a leírása az elsődleges feladat!

1. Szövegesen írjuk le az adatbázissal kezelni kívánt folyamatot! Ennél írjuk le az általános szituációt és utána kifejthetjük, hogy milyen esetek fordulhatnak még elő, pl.:  Ügyfél telefonon, e-mailen, vagy faxon eljuttatja hozzánk az ajánlatkérését
   1. Munkatársunk kalkulál egy árat és vállalási határidőt
   2. Munkatársunk elküldi ajánlatát ügyfélnek
   3. Ügyfél visszajelez, hogy megrendeli-e (az ügyfél megrendelésre váró dolgokról jó ha van a munkatársnak listája, hogy érdeklődni tudjon ügyfélnél)
   4. Ha megrendelte, akkor …
2. Ha vannak munkalapjaink, akkor érdemes elővenni néhány kitöltöttet, ezeket bescannelni (vagy digitális fényképezőgéppel/telefonnal lefotózni) és a következő információkat szövegesen leírni:
   1. Melyik munkalap melyik lépéshez / lépésekhez tartozik?
   2. A munkalapnak melyik mezőjébe milyen jellegű adat kerülhet (szöveg, egész szám, tört szám, dátum)? Ezért is jó a kitöltött munkalap, mert abból már ezek többnyire lászanak. Fontos tudni, hogy az adatbázisokban az adattípusok eléggé szigorúak, azaz ha az egyik mező dátum, akkor oda nem tudok hozzávetőleges dátumot (pl.: 2010 augusztus), vagy szöveges leírást írni.
   3. Azt kell még láttatni még, hogy melyek azok a pontok, amit ha egy egyszerű táblázat egy sorába szeretnék beírni, akkor hol szeretnénk kettéválasztani azt az 1 sort, azaz hol kellhet beírnom egy mezőbe több adatot. Pl.: Egy munkalapra több gép javítását és hozzájuk a felhasznált alkatrészeket rögzítenénk.
   4. Mindegyik munkalaphoz írjuk fel, hogy mi alapján szeretnénk utána visszakeresni! pl.: munkalapszám, ügyfélnév, géptípus, felhasznált alkatrész.
3. Ha a jelenlegi folyamatban Excel fájlokat használunk, akkor azokból szintén érdemes pár soros mintaadatot tartalmazó táblázatot készíteni és az előbb leírt tudnivalókat hozzáírni.
4. Ha szeretnénk listákat látni, akkor tudnom kell, hogy melyik listában milyen oszlopok (mezők) látszódjanak. Pl.: Kifizetetlen számlák listán: ügyfél neve, kiállítás dátuma, fizetési határidő, nettó összeg, eddig mennyit törlesztett, mikor törlesztett legutóbb, mennyivel tartozik még.
5. Az elkészítendő jelentésekről írtam korábban egy részletes leírást: http://www.hatekonysag.hu/blog/kimutatas-jelentes-egyertelmu-egyszeru-megfogalmazasa.htm

Nagyon fontos jellemző a felhasználók száma és az, hogy ők mind helyi hálózaton használnák, vagy távolról is hozzá kell férni az adatokhoz.

A gépek korszerűsége szintén lényeges szempont. Milyen operációs rendszer és Office verzió van rajtuk, mennyi memória van bennük, mekkora a képernyőfelbontásuk.

Ha valamilyen tenyérszámítógéppel, vagy okostelefonnal is szeretnénk használni, arra is van lehetőség, de ezt is előre ismernünk kell.

Még ezek után is előfordulhatnak kérdések, ezért kontaktinformációk megadása célszerű, hogy kérdezni lehessen.