Adatbázis, Adatbázis-kezelés, fontos fogalmak

Adatbázis-kezelés, maga az adatbázis adatok rendezett formában történő tárolását, kezelését jelenti.

Az adatbázisban külön táblákat (táblázatokat) használunk a különböző jellegű adathalmazokhoz, azaz külön táblát kapnak ügyfelek, cégek, kommunikációk.

Ügyfelek táblába kerül az összes ügyfél, cégek táblába az összes cég, és így tovább...

Az egyedek azok a személyek, cégek, történések, stb... melyeknek a tulajdonságait nyilvántartjuk.

A táblázatba soronként egy-egy egyed kerül, melyet ilyen formában rekordnak (rögzített tétel) nevezünk.

A táblázat egyes oszlopai egy-egy tulajdonságot tartalmaznak, úgy mint név, cím, telefonszám, stb...

A tulajdonságot tartalmazó oszlopok a mezők.

Az ábrán egy Microsoft Access adatbázis-táblát láthatunk: Személyek tábla, melyben a mezőnevek: Név, Beosztás, Telefon; a táblában 4 rekord, azaz 4 személy található.

Ez eddig még majdhogynem semmi extra, mert hasonlót excelben és wordben is meg lehet oldani egyszerűen..

A táblák között azonban logikai kapcsolat hozható létre, így például az ügyfelek tábla egyik ügyfeléhez hozzá lehet kapcsolni a vele történt kommunikációkat. Ez a relációs adatbázis lényege.

Így egy ügyfélhez több kommunikációt tudunk tárolni anélkül, hogy az ügyfél adatait többször fel kellene vinnünk. További előny, hogy mivel a cég adatait egy helyen tároljuk, egy módosítást elég egy helyen elvégezni és az adatbázis mérete egyáltalán nem, vagy csak elenyésző mértékben növekszik.

Az adatbázis fogalma és az adatbázismotor (más szóval adatbázis-kezelő) fogalma egy kissé összefonódott.

Az adatbázis szigorúan véve az adatok meghatározott formában történő tárolásra korlátozódik.

Az adatbázis motor (pl. Microsoft SQL, MySQL, Oracle) lényegében az adatbázisba tesz, abból kivesz, módosít adatokat, esetenként felhasználóbarát felületet és egyéb hasznos kiegészítőket is biztosít.

Bizonyos nézőpontból az adatbázismotor segítségével igénybe vehető szolgáltatások teszik teljessé az adatbázist, hát nézzük meg, mik is ezek!

Lekérdezések, nézetek

A táblák közötti logikai kapcsolat révén egy vagy több táblából lekérdezéseket (más néven: nézeteket) hozhatunk létre, amelyek ugyanúgy néznek ki, mint a táblák, azonban csak megnyitáskor tartalmaznak adatokat.

A lekérdezés képes több táblából összeszedni az adatokat és a megfelelő rekordokat egymáshoz illeszteni.

Választhatunk a megjeleníteni kívánt oszlopok között, szűrhetünk és rendezhetünk vele rekordokat.

Az ábrán látszik, hogy a különálló táblák lettek összefogva általa, személyek táblából csak a név és a beosztás lett megjelenítve, a kommunikációknál pedig a dátum és a kommunikáció is.

Vannak egyszerűbb és bonyolultabb lekérdezések. A bonyolultabbakkal akár összesíthetünk, készíthetünk kereszttáblás lekérdezéseket, statisztikai vagy elemzési céllal. Számos lehetőség áll rendelkezésre.

Az ábrán egy kereszttáblás lekérdezés látszik, melyben az adatsorok a hónapok, oszlopok az üzletkötők szerinti bontást tartalmazzák.

Űrlapok, adatbázis-kezelés

Összefogja és egyszerre jeleníti meg az egyszerre megjelenítendő adatokat. Megoldja a túl széles táblázat problémát.

Eltakarja a felhasználó elől az adatbázis összetettségét, bonyolultságát és ha megfelelő, akkor "bolondbiztossá", egyszerűen kezelhetővé teszi.

Képes kiszűrni a hibás adatbeviteleket, pl. szabályozható, hogy adott mezőbe csak számot írhasson a felhasználó, vagy rögtön bevitel után képes nagybetűssé alakítani a beírt adatokat.

Jelentések

Ezek érdekesek főleg vezetők számára.

Adattömegek lényegét mutatja meg, akár grafikonokon is.

Csoportosít, és számításokat is végez.

Ezen az ábrán például a havi forgalmat mutatja meg összesítve és üzletkötőnkénti bontásban csökkenő sorrendben.

Programkód

Nemcsak az a gyors, hatékony működéshez, hanem egyáltalán a könnyen kezelhető, üzembiztos, hibamentes működéshez is programozásra van szükség. És igaz ez a Microsoft Access adatbázisokra is. Bár a legláthatatlanabb, ez tudja felhasználóbaráttá tenni a programot.

Hogyan tervezzük meg adatbázisát?

Egy adatbázis-alapú rendszer készítésének alapvető eleme magának az adattároló egységnek, azaz az adatbázisnak a megtervezése. Az adatbázis tervezésénél még nem beszélünk felhasználói felületről, Windows-ról, párbeszédpanelekről, és programozásról. Itt még csak az adatok logikai felépítéséé a főszerep, és végső soron erre épül majd maga a szoftver, vagy alkalmazás, ami a logikailag összefüggő adatokat a felhasználók számára megjeleníti, valamint számukra kezelhetővé és érthetővé teszi.

Az adatbázisok tervezésénél nagyon sok szempontot kell figyelembe venni. Ezek közül két olyan területet szeretnék kiemelni, amelyek nélkül a siker - hacsak valami csoda nem történik - kizárható:

1. Munkafolyamatok

Mindenekelőtt meg kell határoznunk, hogy az adatbázis a vállalkozás mely működési területeit kell, hogy támogassa (értékesítés, marketing, szerviz, pénzügy-számvitel stb.). Az adatbázis szerkezetét úgy kell megtervezni, hogy az a lehető legpontosabban illeszkedjen ezen munkaterületek belső folyamataihoz. Ehhez pontosan látnunk kell a munkafolyamatokat, ezért alapos folyamatvizsgálatot kell végezni.

A munkafolyamatok áttekintéséhez feltétlenül szükséges az abban érintettek bevonása. A vizsgálat során és végső soron az adatbázis tervezésénél is arra törekszünk, hogy minél több olyan kapcsolódási pontot találjunk a munkafolyamatok és a majdani adatbázis között, amelyek segítségével egyrészt maguk a munkafolyamatok válnak gördülékennyé, átláthatóvá és hatékonnyá, másrészt a munkafolyamatok számos elemét automatizálhatjuk. (Az adatbázis tervezését megelőző vizsgálatok és a folyamatok pontos rögzítése feltárhat olyan hiányosságokat, amelyek korábban számos probléma forrásai lehettek.)

2. Adatok

a. Bemeneti adatok

A fentiekkel szoros összefüggésben pontosan definiálni kell az adatbázisban tárolandó adatokat. Látnunk kell, hogy milyen adatok vesznek részt a munkafolyamatban, azok milyen formában kerülnek át az egyik részfolyamatból a többi részfolyamatba (Data Broadcasting, vagy Data Distribution), milyen változásokon mennek keresztül, és hogy a fogadó részfolyamatok azokat hogyan és mire használják. Meghatározzuk, hogy az adott részfolyamat lehető legteljesebb lefedéséhez milyen adatbevitelre van szükség. Különösen fontos azonban, hogy ne essünk át a ló túlsó oldalára! Ne kelljen ésszerűtlenül sok adatot rögzíteni. Meg kell találni azt a viszonylag szűk mezsgyét, aminek mentén az adatbázis optimális támogatást nyújt a munkafolyamatokhoz és a vállalkozás operatív irányításához.

b. Kimeneti adatok

Elsősorban a különböző automatizálási és döntés-előkészítő folyamatokhoz szükséges meghatározni, hogy a bemeneti adatokból milyen adatokat szeretnénk kinyerni. Az adatbázis szerkezetét úgy kell kialakítani, hogy a bemeneti adatok átalakításával, manipulálásával, valamint az azok között fennálló összefüggések feltárásával és elemzésével hatékony vállalatirányítást, ellenőrzést és operatív működést szolgáló kimeneti adatokat adjon eredményül.

c. Örökölt adatok

Amikor egy vállalkozás tevékenységét valamilyen adatbázis-alapú alkalmazással kívánja támogatni, biztosra vehető, hogy rendelkezik már valamilyen, a vállalkozás addigi működése során birtokába jutott adatokkal. Ezek az örökölt adatok legtöbbször különböző táblázatokban, és dokumentumokban, valamint a legkülönbözőbb hordozókon tárolt adathalmazokban testesülnek meg.

Az adatbázis tervezésénél arra törekszünk, hogy a központi adatbázisra való áttérés ne eredményezze egyetlen byte-nyi olyan adat elvesztését, amelyre szükség van. Át kell tekinteni ezeket az adathalmazokat, meg kell pontosan határozni, hogy az örökölt adatokból mely adatok milyen prioritással bírnak, van-e esetleg olyan adat, ami feleslegessé vált.

d. Összefüggések

Az adatbázis tervezésénél a bemeneti- és kimeneti adatok definiálása és az örökölt adathalmazok vizsgálata szorosan kapcsolódik egymáshoz, szinte párhuzamosan történik, hiszen a kinyerhető adatok mibenléte és az abban rejlő lehetőségek nagyrészt a bemeneti adatoktól függenek. A bemeneti- és kimeneti adatok meghatározásánál az a célunk, hogy adott mennyiségű bemeneti adat mellett a lehető legtöbb elemzési lehetőséget magában rejtő adatbázist tervezzünk.

A DBC két informatikusának alkalma nyílt a legkülönbözőbb adatbázisokkal foglalkozni. Hosszú évek tapasztalataira alapozva tervezzük meg az Ön vállalkozásának támogatására alkalmas adatbázist a fenti alapvető elvek szem előtt tartásával és Önnel szoros együttműködésben.

Forduljon hozzánk! Olyan szerkezetbe foglaljuk adatait, amellyel hatékonyabban tud dolgozni, munkafolyamatai jelentős részét automatizálhatja. Ezáltal ügyfelei is elégedettebbek lesznek, és jelenlegi erőforrásaiból még többet fordíthat profittermelésre.

Ajánlja ezt a weblapot ismerősének!

Üdvözlettel: